Användarvillkor för Crewlog

Version 1 (betaversion) · gäller från och med 2026-10-13

1. Parter och Tjänsten

1.1 Dessa användarvillkor (»Villkoren«) gäller mellan Wigertson Software AB, org.nr 559592-6709, Källehöjdsgatan 6, 422 49 Hisings Backa (»Crewlog«), och det företag som använder tjänsten Crewlog (»Kunden«).

1.2 Tjänsten Crewlog (»Tjänsten«) omfattar tidrapportering, frånvaro, materialhantering, körjournal, byggdagbok, avvikelser, meddelanden och dokument samt löne- och faktureringsunderlag, i app och webbtjänst. Crewlog utvecklar Tjänsten löpande och har rätt att ändra dess funktioner.

1.3 Villkoren godkänns av Kundens administratör för Kundens räkning. Den som godkänner Villkoren intygar att hen är behörig att göra det.

1.4 Crewlogs behandling av personuppgifter beskrivs i integritetspolicyn. Behandlingen av personuppgifter för Kundens räkning regleras i personuppgiftsbiträdesavtalet i bilagan till Villkoren.

2. Betaversion

Avsnitt 2 gäller under den period Tjänsten tillhandahålls som betaversion och har företräde framför övriga avsnitt i den mån de är oförenliga.

2.1 Tjänsten tillhandahålls utan kostnad under betaperioden. Inget betalkort krävs och ingen bindningstid gäller.

2.2 Tjänsten är under utveckling och tillhandahålls i befintligt skick. Fel kan förekomma, Tjänsten kan tidvis vara otillgänglig och funktioner kan ändras eller tas bort. Crewlog lämnar ingen garanti för Tjänstens tillgänglighet eller funktion under betaperioden.

2.3 Kunden ska kontrollera löneunderlag, faktureringsunderlag och uppgifter för ROT-avdrag innan de används för löneutbetalning, fakturering eller uppgiftslämnande till Skatteverket. Fel ska anmälas till hej@crewlog.se.

2.4 Crewlog ansvarar inte för skada som uppstår till följd av Kundens användning av Tjänsten under betaperioden, varken direkt eller indirekt skada, i den utsträckning annat inte följer av tvingande lag.

2.5 Crewlog meddelar Kundens administratör via e-post senast 30 dagar innan betaperioden övergår till betald tjänst. Gällande pris framgår av crewlog.se/pris. Tjänsten övergår inte till betald tjänst utan att Kunden har godkänt det. Väljer Kunden att inte fortsätta, eller lämnar Kunden inget besked, anses Tjänsten uppsagd från den dag den betalda perioden skulle ha börjat, och avsnitt 8 gäller.

2.6 Crewlog har rätt att avsluta betaperioden, för samtliga Kunder eller för en enskild Kund, med 30 dagars varsel via e-post. Avsnitt 2.5 gäller då.

3. Konton och behörigheter

3.1 Kundens administratör bjuder in Användare och bestämmer deras behörigheter. Varje Användare har ett personligt konto och ansvarar för att hålla sina inloggningsuppgifter hemliga.

3.2 Kunden ansvarar för all användning som sker via Kundens konton.

4. Kundens åtaganden

4.1 Kunden ansvarar för att uppgifter som registreras i Tjänsten är korrekta, att Kunden har rätt att registrera dem och att Kundens anställda informeras om att deras personuppgifter behandlas i Tjänsten.

4.2 Kunden ansvarar för att kontrollera underlag innan de används för lön, fakturering eller ROT-avdrag.

4.3 Tjänsten får inte användas i strid med lag eller dessa Villkor.

5. Crewlogs åtaganden

5.1 Crewlog ska tillhandahålla Tjänsten med omsorg och fackmässighet och skydda Kundens uppgifter i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtalet.

6. Kundens data

6.1 Uppgifter som Kunden registrerar i Tjänsten tillhör Kunden. Löne- och faktureringsunderlag kan exporteras ur Tjänsten, bland annat i PAXml- och PDF-format och till Spiris. Önskar Kunden export av andra uppgifter bistår Crewlog med detta.

6.2 Crewlog har rätt att använda statistik över hur Tjänsten används för att förbättra Tjänsten, enligt integritetspolicyn.

7. Ansvarsbegränsning

7.1 Crewlog ansvarar inte för indirekt skada, såsom utebliven vinst, eller för skada till följd av att Kunden inte har kontrollerat ett underlag. Crewlog tar säkerhetskopior enligt bilagan punkt 4 men garanterar inte att förlorade uppgifter kan återställas. Vid förlust av data är Crewlogs ansvar begränsat till rimliga ansträngningar att återställa uppgifterna från den senaste säkerhetskopian.

7.2 Efter betaperioden är Crewlogs sammanlagda ansvar per kalenderår begränsat till ett halvt prisbasbelopp enligt socialförsäkringsbalken. Under betaperioden gäller avsnitt 2.4.

7.3 Krav ska framställas skriftligen inom två månader från det att Kunden upptäckt eller borde ha upptäckt grunden för kravet.

7.4 Tillgänglighet. Crewlog strävar efter att Tjänsten ska vara tillgänglig men garanterar inte oavbruten drift. Tjänsten kan vara otillgänglig vid underhåll, vid fel hos Crewlogs leverantörer och vid avbrott i nät eller tele.

7.5 Registreringar utan uppkoppling. Tid, material, körsträcka, frånvaro, dagboksposter, avklarade moment och avvikelser som registreras utan uppkoppling sparas i appen och skickas när uppkopplingen är tillbaka. Appen visar hur många registreringar som väntar. Registreringar som inte har skickats finns bara på enheten, och Crewlog ansvarar inte för dem om appen avinstalleras eller enheten går förlorad innan de har skickats.

7.6 Tredjepartstjänster. Kopplingar till andra tjänster, till exempel Spiris, beror på den andra tjänstens tillgänglighet och gränssnitt. Crewlog ansvarar inte för fel, avbrott eller ändringar i en annan tjänst, eller för följder av dem, såsom försenad fakturering. Kunden ansvarar för att kontrollera underlag som har skickats till en annan tjänst innan de används.

7.7 Ansvarsbegränsningarna gäller inte vid grov vårdslöshet eller uppsåt, och inte för personskada eller annat ansvar som enligt tvingande lag inte kan begränsas.

8. Avtalstid och uppsägning

8.1 Kunden kan säga upp Tjänsten när som helst genom skriftligt meddelande till hej@crewlog.se. Crewlog kan säga upp Tjänsten med 30 dagars varsel, eller med omedelbar verkan om Kunden väsentligen bryter mot Villkoren.

8.2 Vid uppsägning sparas Kundens uppgifter i 12 månader, så att Kunden kan återuppta Tjänsten, och raderas därefter. Kunden kan när som helst begära att uppgifterna raderas tidigare genom att kontakta radera@crewlog.se.

9. Radering av konton

9.1 Begäran om radering skickas skriftligen till radera@crewlog.se. Crewlog genomför raderingen skyndsamt.

9.2 Anställds konto. Kundens administratör inaktiverar kontot i Tjänsten och begär radering. Vid radering tas Användarens inloggning och kontaktuppgifter bort. Användarens namn och registrerade uppgifter finns kvar som Kundens underlag tills Kunden raderar dem eller avslutar Tjänsten.

9.3 Kundens samtliga uppgifter. Kundens administratör begär radering. Crewlog raderar Kundens uppgifter och bekräftar skriftligen vad som har raderats. Crewlogs egna fakturor till Kunden och annan räkenskapsinformation som Crewlog själv enligt lag är skyldig att bevara raderas inte.

10. Ändringar av Villkoren och priset

10.1 Crewlog meddelar ändringar av Villkoren eller av priset via e-post till Kundens administratör senast 30 dagar innan ändringen träder i kraft. Kunden har rätt att säga upp Tjänsten före ikraftträdandet. Fortsätter Kunden att använda Tjänsten därefter gäller de ändrade Villkoren.

11. Force majeure

11.1 Part ansvarar inte för dröjsmål eller underlåtenhet att fullgöra sina åtaganden som beror på omständighet utanför partens kontroll, såsom krig, arbetskonflikt, brand, naturhändelse, myndighetsbeslut, avbrott hos leverantörer av el, telekommunikation eller drift, eller liknande omständighet.

12. Tillämplig lag och tvist

12.1 Svensk lag ska tillämpas på Villkoren. Tvist med anledning av Villkoren ska avgöras av svensk allmän domstol.

Bilaga: Personuppgiftsbiträdesavtal

Denna bilaga utgör personuppgiftsbiträdesavtal enligt artikel 28 i dataskyddsförordningen (GDPR) mellan Kunden, i egenskap av personuppgiftsansvarig, och Crewlog, i egenskap av personuppgiftsbiträde. Bilagan gäller så länge Crewlog behandlar personuppgifter för Kundens räkning.

1. Behandlingens föremål, art och ändamål. Crewlog lagrar, visar, exporterar och raderar personuppgifter i syfte att tillhandahålla Tjänsten till Kunden, inbegripet felsökning och säkerställande av Tjänstens funktion, och för inget annat ändamål.

• Kategorier av registrerade: Kundens anställda och övriga Användare, Kundens kunder och kontaktpersoner, personer som omnämns i byggdagbok, avvikelser, meddelanden och dokument, samt anställdas barn, i form av frånvarotypen vård av barn.
• Kategorier av personuppgifter: namn och kontaktuppgifter, anställningsnummer, timkostnad och löneform, arbetad tid, frånvaro med frånvarotyp (sjukdom, vård av barn, semester, ledighet), körjournal, material, byggdagbok, avvikelser, meddelanden, foton och dokument samt, vid ROT-avdrag, personnummer och fastighetsbeteckning eller bostadsrättsföreningens organisationsnummer och lägenhetsnummer.
• Känsliga personuppgifter: frånvarotypen sjukdom utgör uppgift om hälsa enligt artikel 9. Frånvarotypen vård av barn kan avslöja att ett barn varit sjukt och behandlas av försiktighet på samma grund. Kunden behandlar dem med stöd av artikel 9.2 b och 3 kap. 2 § lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning, eftersom behandlingen är nödvändig för att Kunden som arbetsgivare ska kunna fullgöra sina skyldigheter och utöva sina särskilda rättigheter inom arbetsrätten, såsom beräkning av sjuklön, ledighet enligt föräldraledighetslagen och löneutbetalning. Frånvarotypen registreras, inte sjukdomens art.

• Kundens skyldigheter: Kunden ansvarar för den rättsliga grunden för behandlingen, för att informera de registrerade och för att instruktionerna är förenliga med gällande rätt (Villkoren avsnitt 4).
• Kundens rättigheter: att ge instruktioner (punkt 2), att invända mot nya underbiträden (punkt 5), att få bistånd (punkt 7), att få uppgifterna exporterade eller raderade (punkt 8) och att få insyn och granska (punkt 10).
• Varaktighet: under avtalstiden och därefter enligt punkt 8.

2. Instruktioner. Crewlog behandlar personuppgifterna endast enligt Kundens dokumenterade instruktioner. Instruktionerna utgörs av Villkoren och Kundens användning av Tjänsten. Om behandling krävs enligt unionsrätten eller svensk rätt informerar Crewlog Kunden om det rättsliga kravet innan behandlingen påbörjas, om inte rätten förbjuder det. Crewlog informerar Kunden om en instruktion enligt Crewlogs bedömning strider mot dataskyddsförordningen. Ytterligare instruktioner lämnas skriftligen till hej@crewlog.se och gäller när Crewlog har bekräftat dem.

3. Sekretess. Personer som har tillgång till personuppgifterna hos Crewlog omfattas av tystnadsplikt.

4. Säkerhet. Crewlog vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder enligt artikel 32, bland annat:

• inloggning och behörighetsregler i databasen, så att Användare endast får tillgång till sin egen Kunds uppgifter, och timkostnad och löneform endast till Kundens administratörer;
• krypterad överföring;
• privata lagringsytor för foton och dokument, som öppnas med tillfälliga länkar som gäller i högst ett dygn;
• lagring inom EU, utom e-post (punkt 6);
• krypterade säkerhetskopior varje natt på Crewlogs egen server i Sverige;
• filtrering av felrapporter i syfte att utesluta Kundens uppgifter.

5. Underbiträden. Kunden lämnar Crewlog ett allmänt förhandstillstånd att anlita underbiträden. Följande underbiträden anlitas:

Användningsstatistik (PostHog, EU) och felrapporter (Sentry, EU) behandlar Crewlog för eget ändamål enligt integritetspolicyn, efter Användarens samtycke. Statistiken omfattar konto-id, roll och Kund-id, men inte namn eller e-postadress. Felrapporterna filtreras i syfte att utesluta Kundens uppgifter (punkt 4); eftersom uppgifter ändå kan följa med står Sentry som underbiträde för dem.

Crewlog ingår avtal med varje underbiträde som ger motsvarande skydd som denna bilaga. Crewlog meddelar Kunden via e-post senast 30 dagar innan ett underbiträde läggs till eller byts ut. Kunden har rätt att invända mot ändringen inom varseltiden. Kan parterna inte enas har Kunden rätt att säga upp Tjänsten innan ändringen genomförs. Crewlog ansvarar gentemot Kunden för underbiträdets fullgörande av sina skyldigheter.

6. Överföring till tredje land. Personuppgifterna lagras inom EU, med undantag för e-post som skickas genom Resend, som behandlas i USA. Underbiträdena är amerikanska och singaporianska bolag, och uppgifterna kan nås från länder utanför EU/EES (punkt 5). Överföring till eller åtkomst från land utanför EU/EES sker endast med stöd av beslut om adekvat skyddsnivå (Data Privacy Framework) eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

7. Bistånd. Crewlog bistår Kunden med att besvara begäranden från registrerade. En begäran som Crewlog tar emot direkt vidarebefordras till Kunden. Crewlog bistår även Kunden i frågor om säkerhet, personuppgiftsincidenter, konsekvensbedömningar och förhandssamråd med Integritetsskyddsmyndigheten, i den mån det avser Crewlogs behandling.

8. Avtalets upphörande. På Kundens instruktion sparar Crewlog personuppgifterna i 12 månader efter uppsägningen, så att Kunden kan återuppta Tjänsten; de raderas tidigare om Kunden begär det (Villkoren avsnitt 8.2), och annars därefter. Kunden kan under denna tid begära export av uppgifterna (Villkoren avsnitt 6.1). Uppgifter som Crewlog enligt lag är skyldig att spara raderas inte. Uppgifterna kan finnas kvar i krypterade säkerhetskopior i upp till 60 dagar efter raderingen, utan att användas till annat än återställning (punkt 4). Återställs uppgifter ur en säkerhetskopia utför Crewlog begärda raderingar på nytt.

9. Personuppgiftsincidenter. Crewlog underrättar Kunden utan onödigt dröjsmål efter att ha fått kännedom om en personuppgiftsincident som rör Kundens uppgifter, med de uppgifter som finns tillgängliga om incidentens art, berörda uppgifter och vidtagna åtgärder.

10. Insyn och granskning. Crewlog tillhandahåller den information som krävs för att visa att skyldigheterna i denna bilaga fullgörs och medverkar till granskningar som Kunden, eller en oberoende granskare som Kunden utser, skriftligen begär i rimlig tid. Kunden står för sina egna kostnader för granskningen.