Ett uppdrag utan arbetsorder är ett uppdrag som lever i huvudet, i sms-trådar och på lösa lappar — tills fakturan ska skrivas och ingen minns vad som ingick. Här är en färdig mall att skriva ut: ett orderblad per uppdrag, ett tid & material-blad som följer jobbet, och instruktionerna som gör att fakturan går att försvara rad för rad. Gratis, ingen e-postadress, inga vattenstämplar.
Arbetsorder — mall
PDF · 3 sidor · A4 för utskrift · fri att använda och dela
Ladda ner mallen (PDF)Sida 1: instruktioner · Sida 2: orderblad (ett per uppdrag) · Sida 3: tid & material (följer ordern)
Det här ingår i mallen
- Orderblad — ett blad per uppdrag: ordernummer, kund och arbetsplats (med portkod och kontakt på plats), arbetsbeskrivning, pris (löpande eller fast), status planerad/pågående/klar, egna rader för ÄTA och kundens signatur vid avslut.
- ROT-fält — kundens personnummer plus fastighetsbeteckning för småhus, eller bostadsrättsföreningens organisationsnummer och lägenhetsnummer. Det är uppgifterna Skatteverket kräver i begäran om utbetalning, och de är mycket lättare att få när jobbet bokas än när fakturan redan är skickad.
- Tid & material-blad — tabeller där alla som arbetar på ordern fyller i datum, namn och timmar löpande, plus materialrader med antal och à-pris. Summeras och blir underlaget för både faktura och lön.
- Instruktionssida — de fem reglerna som gör ordern värd pengar, från ordernummerserien till principen att ingen fakturarad får sakna täckning.
Så använder du mallen
- Fyll i orderbladet när jobbet bokas — ett blad per uppdrag, även de små. Ge ordern ett nummer i en löpande serie och skriv numret på allt som hör till jobbet: foton, kvitton, följesedlar.
- Låt tid & material-bladet följa ordern. Timmarna skrivs samma dag — helst innan bilen lämnar arbetsplatsen. Dagen efter är en uppskattning, veckan efter en gissning, och gissningar fakturerar lågt.
- Stäm av vid avslut: jämför mot överenskommelsen, låt kunden signera, och för över till faktura med arbete och material på egna rader.
ÄTA-raderna är orderns viktigaste rader. Allt utöver den ursprungliga arbetsbeskrivningen är ett tillägg — skriv vad, kundens ok (vem och när) och pris. Ett muntligt ja i hallen väger lätt när fakturan diskuteras tre veckor senare.
Därför har mallen ROT-fält
För en målare- eller hantverksfirma med privatkunder är ROT-avdraget vardag: 30 % av arbetskostnaden inklusive moms, max 50 000 kr per person och år (2026). Men begäran hos Skatteverket kräver kundens personnummer och fastighetsuppgifter — och att arbete och material hålls isär, eftersom bara arbetskostnaden ger avdrag. Mallen löser båda sakerna där de ska lösas: uppgifterna samlas in på orderbladet när jobbet bokas, och tid- och materialtabellerna håller kostnaderna åtskilda från början. Hela flödet, från villkoren till e-tjänsten, finns i vår guide ROT-avdraget 2026 för hantverkare.
När räcker pappersmallen — och när är en app bättre?
Ärligt svar: för en enmansfirma med ett jobb i taget fungerar papper länge. Orderbladet i pärmen, tidraderna ifyllda varje kväll, och fakturan skriven mot bladen — det slår lösa lappar med hästlängder, och det kostar ingenting.
Pappret börjar kosta när flera personer arbetar på samma order, eller flera ordrar löper samtidigt. Då ska bladet finnas där jobbet är (det är det aldrig), timmarna ska in från tre håll, någon tappar ett kvitto, och den som fakturerar sitter på kvällen och jagar underlag i sms-trådar. Digitala arbetsordrar gör samma jobb åt andra hållet: ordern finns i allas mobiler, var och en loggar tid och material direkt mot den — även utan täckning — och när jobbet är klart är faktura- och löneunderlaget redan sammanställt.
Så löser Crewlog det (ja, det är vår app — principerna gäller oavsett verktyg): arbetsordern skapas i mobilen med samma statusflöde som mallen — planerad, pågående, klar — laget loggar tid och material mot den, och löne- och fakturaunderlag blir klara automatiskt. Allt ingår i baspriset på 179 kr per användare och månad — ingen tilläggsmodul. Läs mer på funktionssidan för arbetsordrar eller se hur tiden loggas mot ordern.
Källor
Skatteverket — Så fungerar rotavdraget · Crewlogs guide till ROT-avdraget 2026. Mallen och artikeln är vägledning, inte skatte- eller juridisk rådgivning.