Löneprogram för byggfirmor: så slipper du knappa in timmarna.

Månadens tråkigaste kväll i en mindre byggfirma är den när timmarna ska in i löneprogrammet. Lappar, sms, ett kalkylark som nästan stämmer — och så knappar någon in alltihop för hand, rad för rad. Den här guiden är för dig som vill att den kvällen ska försvinna: vad du faktiskt behöver, vilka tre vägar som finns från attesterad månad till färdig lön, och vad du ska kräva av appen som skapar underlaget.

Behöver ni ett nytt löneprogram — eller ett bättre sätt att fylla det ni har?

Börja med den frågan, för svaret är oftare det andra: de flesta byggfirmor som letar löneprogram har inget fel på sitt löneprogram — de har ett problem med hur timmarna tar sig dit. Lönesystemet räknar lön, skatt och arbetsgivaravgifter, och det gör det bra. Det som gör månadsskiftet långt är sträckan innan: att någon sitter och överför timmar för hand ur lappar, sms och ett kalkylark. Mönstret är detsamma oavsett vad det står på bilen — snickare, målare eller ett byggföretag med flera lag ute samtidigt.

Så låt oss skriva ut gränsen redan här, innan du läser vidare: Crewlog är inte ett löneprogram och räknar inte ut lön. Crewlog gör underlaget — attesterat, komplett och färdigt att läsa in i det lönesystem ni redan har. Är det ett nytt lönesystem du letar efter är det inte oss du ska titta på. Är det handpåläggningen mellan bygget och lönekörningen du vill bli av med, läs vidare.

Vad är PAXml?

PAXml är ett öppet filformat för löneunderlag som de flesta svenska lönesystem kan läsa in. I stället för att knappa in varje medarbetares timmar exporterar du en fil från tidrapporteringen och importerar den i lönesystemet: arbetade timmar, frånvaro och milersättning följer med som färdiga poster med standardkoder — arbete, sjukdom, semester, VAB, tjänstledighet och skattefri milersättning. Lönesystemet matchar sedan posterna mot sina egna lönearter.

Det är formatet som gör att den här guiden inte handlar om att byta system: en fil, samma fil, till det program ni redan använder. Så fungerar löneunderlaget i Crewlog →

Tre vägar från attesterad månad till färdig lön

1. Direkt till Spiris Lön. Kör firman Spiris skickas månadens attesterade underlag direkt in — timmar, frånvaro och milersättning per dag. Ingen fil att hantera, ingen dubbelinmatning. Mer om Spiris-integrationen →
2. Som PAXml-fil till Fortnox Lön och andra PAXml-system. Exportera hela månaden som en fil och läs in den i Fortnox Lön under Lön → Kalender → Importera löneunderlag. Enligt Fortnox behövs inga inställningar för importen, bara behörighet för Lön. Mer om Fortnox-exporten →
3. PDF och CSV till redovisningsbyrån. Många mindre firmor lämnar lönen till byrån. Då är ett snyggt, låst månadsunderlag med firmans logotyp det som sparar byråtimmar — och byråtimmar är pengar.

Kravlistan: det som gör löneunderlaget pålitligt

Det här är vad du ska kräva av appen som skapar underlaget — oavsett leverantör, oavsett vilket löneprogram som står i andra änden, och lika mycket för en hantverksfirma som för ett byggföretag med flera projekt i gång. Fem punkter, och den sista är den som oftast fattas.

• Attest före export. Ingen olåst rad ska kunna åka med. Underlaget ska godkännas medarbetare för medarbetare innan det lämnar appen.
• Låst löneperiod med ändringslogg. När månaden är godkänd låses den. Ska något rättas i efterhand ska det kräva en angiven anledning och loggas med vem, vad och varför — och perioden ska märkas som ändrad efter godkännande.
• Frånvaro med rätt koder, inte fritext. Sjukdom, semester, VAB och tjänstledighet ska registreras som just det. En kommentar i ett fritextfält blir aldrig en rad i lönekörningen.
• Milersättningen som skattefri post. Antal mil per resa — inte en klumpsumma i slutet av månaden. Underlaget ska kunna styrka resorna. Så fungerar körjournalen →
• Offline-loggning. Timmarna ska loggas där jobbet görs, även i källaren utan täckning. Rekonstrueras veckan på fredagseftermiddagen är underlaget en gissning, hur fin exporten än är. Så fungerar tidrapporteringen →

Ärligheten: Crewlog är inte ett löneprogram

Vi sa det i inledningen och vi säger det igen, för det är den viktigaste meningen på sidan. Crewlog räknar inte ut lön, skatt eller arbetsgivaravgifter — det gör lönesystemet eller byrån. Crewlogs jobb är att underlaget dit ska vara komplett, attesterat och färdigt att läsa in i stället för att knappas in.

Söker du ett system som betalar ut lönen är svaret alltså nej, och det är bättre att du får veta det här än efter en demo. Söker du sättet att slippa den där kvällen i slutet av månaden är det precis det vi har byggt.

Vanliga frågor

Kvällen som försvinner

Ingen har startat en byggfirma för att sitta med ett kalkylark en söndagkväll i månaden. Behåll löneprogrammet ni har — byt ut sträckan dit. Teamet loggar timmar, frånvaro och mil där jobbet görs, du godkänner månaden i löneunderlaget, och underlaget går vidare till Spiris Lön, som PAXml-fil till Fortnox Lön eller som PDF till byrån. Allt ingår i priset på 179 kr per användare och månad.

Driver du snickerifirma? Arbetsordrarna, byggdagboken och vägen från timme till löneunderlag — så passar Crewlog för snickare →